Reservaties

Printvriendelijke pagina

De module Reservaties is een module waarbij:

  • cursusbeheerders een lijst van beschikbare items kunnen opstellen:
    • onderwerpen voor een masterproef of boekbespreking
    • contactmomenten (bv. voor feedbacksessies, monitoraatsessies, ...)
  • studenten hun keuze of voorkeur kunnen meedelen aan de lesgever
  • cursusbeheerders de keuzes of voorkeuren dan goedkeuren of afkeuren.

Overzicht

We leggen deze module uit aan de hand van een boekbespreking. Het reserveren van contactmomenten wordt uitgelegd in Vraag 1.

Ik wil een reservatieprocedure maken

Ik heb een vraag over de werking van de module Reservaties

Stap 1: Voeg een reservatietype toe

  1. ​Klik op de link van de module Reservaties op de startpagina van uw cursus.

    Resultaat: De startpagina van de module opent:
  2. Klik op de link "Reservatietypes beheren".
  3. Vul de volgende gegevens in:
    • naam van het reservatietype (bv. Boekbespreking)
    • minimaal 1 en maximaal 4 eigenschappen van dit reservatietype (bv. Titel, Auteur, Uitgever, Aantal pagina's)
  4. Bevestig bovenstaande gegevens via de knop "Toevoegen".

Resultaat:

  • Minerva meldt dat het reservatietype werd aangemaakt en dat u nu een nieuwe reservatieprocedure kunt opstarten met dit type.
  • Onderaan verschijnt de naam van het nieuwe reservatietype in het "Overzicht van alle types".

Stap 2: Start een nieuwe reservatieprocedure op

  1. start een nieuwe reservatieprocedure op door ofwel te klikken op de link:
    • "Nieuwe Reservatieprocedure opstarten" bij de melding dat het reservatietype werd aangemaakt
    • "Nieuwe procedure opstarten" op de startpagina van de module

      Resultaat: Het onderstaande formulier verschijnt.
  2. Vul het formulier in met de gegevens van de reservatieprocedure:
    • een omschrijving: kies een bondige en duidelijke titel voor uw reservatieprocedure want de student ziet deze titel op de startpagina van de module (bv. "Boekbespreking 1 - Fictie - Eerste semester")
    • een reservatietype: kies een reeds aangemaakt reservatietype ("Boekbespreking" in ons scenario)
    • een commentaar: een optioneel veld waarin u eventueel aanvullende informatie voor de studenten kunt plaatsen (bv. een korte uitleg, een paar regels die in acht genomen dienen te worden, …)
    • een start- en einddatum: het tijdsinterval waarin de reservatieprocedure actief is voor de studenten
    • automatische toekenning: bepaal of de keuze/voorkeur van de studenten automatisch toegekend wordt volgens het principe "first-come, first-served". De eerste student krijgt dan automatisch zijn keuze toegewezen. De andere studenten hebben dan minder keuze dan de snelste student als er van elk boek maar één exemplaar is of boekbespreking mogelijk is. Bij grote studentenaantallen kiest u misschien beter voor een random toekenning van de keuzes (waarbij er rekening gehouden wordt met de prioriteit die de studenten opgegeven hebben).
    • bepaal of de studenten de mogelijkheid krijgen om hun keuze/voorkeur te motiveren. Als u deze motivatie echter wilt verplichten, dat maakt u dit best duidelijk in het veld "Commentaar". Het aanvinken van de optie "Motivatie opgeven" zorgt er enkel voor dat er een motivatieveld verschijnt, maar daarom is de student nog niet verplicht iets in te vullen in dit veld.
    • bepaal of er info over de reeds gemaakte keuzes van andere studenten zichtbaar mag zijn:
      • geen info (beide vakjes uitvinken)
      • het aantal studenten dat al een bepaald item heeft geselecteerd
      • de namen van de studenten die een bepaald item al hebben geselecteerd (dit kan interessant zijn als er onderling gewisseld dient te worden)
    • bepaal of de studenten dienen te selecteren in welke onderverdeling ze keuzes dienen te maken, kortom de gebruiker geeft dan zijn voorkeur op in één en slechts één onderverdeling (zelfs al hebt u meerdere onderverdelingen voorzien, zoals bv. fictie & non fictie)
    • bepaal of de studenten een cluster mogen selecteren (waardoor alle keuzemogelijkheden binnen een bepaalde onderverdeling automatisch geselecteerd worden)
  3. Bevestig uw gegevens via de knop "Procedure aanmaken" onderaan het scherm.
  4. Ga terug naar het reservatie-overzicht (dit is de startpagina van de module).

Resultaat: De reservatieprocedure is nu aangemaakt, maar bevat nog geen items die de studenten kunnen reserveren (in ons scenario: nog geen boeken om te kiezen voor de boekbespreking).

Stap 3: Beheer de reservatieprocedure

Minerva maakt automatisch al een eerste onderverdeling aan waarin u de reserveerbare items kunt plaatsen, maar u kunt nog extra onderverdelingen bijmaken. Er is echter minstens één onderverdeling nodig omdat het aantal keuzes dat de student kan doorgeven en het aantal toegekende keuzes aan elke student wordt vastgelegd op het niveau van een onderverdeling.

Als u eigenlijk geen onderverdelingen wil gebruiken maar gewoon een lange lijst met items, dan raden we aan om de standaard aangemaakte onderverdeling dezelfde naam te geven als de naam van de reservatieprocedure (in dit voorbeeld "Boekbespreking 1 - Fictie - Eerste semester"). Zie ook Vraag 4: Wanneer gebruik ik meerdere onderverdelingen in een reservatieprocedure?.

Stap 3.1: Bewerk de automatisch aangemaakte onderverdeling

  1. Selecteer het tandwiel icoon in de kolom "Beheren" van uw reservatieprocedure (op de startpagina van de module).
  2. Klik op het potlood icoon van de automatisch aangemaakte onderverdeling om de instellingen ervan te wijzigen.
  3. Bewerk deze onderverdeling:
    • een naam voor de onderverdeling. Als u eigenlijk geen onderverdelingen wou gebruiken maar gewoon een lange lijst met items, dan raden we aan om de standaard aangemaakte onderverdeling dezelfde naam te geven als de naam van de reservatieprocedure (bv. Boekbespreking - Fictie - Eerste semester).
    • een commentaar: geef in dit optioneel veld eventueel aanvullende informatie voor de studenten.
    • het aantal vereiste keuzes (standaard 3) of voorkeuren dat de student moet doorgeven binnen deze onderverdeling. De student zal (standaard) naast elk boek een uitschuiflijst met 1 tot en met 3 te zien krijgen waarbij hij/zij elk getal slechts één keer kan toekennen. Het is bv. evenmin mogelijk om het getal 1 tweemaal toe te kennen of maar twee keuzes door te geven.
  4. Bevestig uw gegevens via de knop "Wijzigen" onderaan het scherm.

Zolang de reservatieprocedure nog niet geactiveerd is, kunt u in de rechterbenedenhoek:

  • de instellingen van alle onderverdelingen nog wijzigen door te klikken op het potlood icoon
  • alle onderverdelingen nog verwijderen door te klikken op het vuilbak icoon.

Stap 3.2: Voeg eventueel een extra onderverdeling toe aan de reservatieprocedure

  1. Selecteer het tandwiel icoon in de kolom "Beheren" van uw reservatieprocedure (op de startpagina van de module).
  2. Klik op de link "Een onderverdeling toevoegen" om een extra onderverdeling toe te voegen.
  3. Voeg de onderverdeling toe door de volgende gegevens in te vullen:
    • een naam voor de onderverdeling.
    • een commentaar: geef in dit optioneel veld eventueel aanvullende informatie voor de studenten.
    • het aantal vereiste keuzes (standaard 3) of voorkeuren dat de student moet doorgeven binnen deze onderverdeling. De student zal (standaard) naast elk boek een uitschuiflijst met 1 tot en met 3 te zien krijgen waarbij hij/zij elk getal slechts één keer kan toekennen. Het is bv. evenmin mogelijk om het getal 1 tweemaal toe te kennen of maar twee keuzes door te geven.
  4. Bevestig uw gegevens via de knop "Toevoegen" onderaan het scherm.
  5. Herhaal deze stap tot u alle onderverdelingen hebt toegevoegd.

Resultaat: Onderaan verschijnt de nieuwe onderverdeling binnen uw reservatieprocedure.

Zolang de reservatieprocedure nog niet geactiveerd is, kunt u in de rechterbenedenhoek:

  • de instellingen van alle onderverdelingen nog wijzigen door te klikken op het potlood icoon
  • alle onderverdelingen nog verwijderen door te klikken op het vuilbak icoon.

Stap 3.3: Voeg items toe aan de onderverdeling(en)

De volgende stap bij het beheren van een reservatieprocedure is het opvullen van de onderverdeling(en) met de items die kunnen gereserveerd worden (in ons scenario dus boeken).

  1. Selecteer het tandwiel icoon in de kolom "Beheren" van uw reservatieprocedure (op de startpagina van de module).
  2. Selecteer het tandwiel icoon in de rechterbenedenhoek van de onderverdeling.
  3. Voeg een reservatie-item toe door:
    • de gegevens per vooraf bepaalde eigenschap van uw reservatietype in te vullen (in ons scenario dus de titel, auteur, uitgever en aantal pagina's van elk boek)
    • het aantal plaatsen in te vullen (bv. het aantal reserveerbare exemplaren van dit item, of het aantal studenten dat aan hetzelfde onderwerp een scriptie mag wijden, of in ons scenario het aantal studenten dat een boekbespreking mag maken over dit boek)
    • op de knop "Toevoegen" onderaan het scherm te klikken.
  4. Herhaal deze stap tot u alle items hebt toegevoegd.

Resultaat: Onderaan worden alle toegevoegde items binnen uw reservatieprocedure opgelijst.

In de rechterbenedenhoek kunt u:

  • de gegevens van dit item nog wijzigen door te klikken op het potlood icoon
  • dit item nog verwijderen door te klikken op het vuilbak icoon.

Stap 4: Activeer de reservatieprocedure

Als u alle items aan alle onderverdelingen hebt toegevoegd, dan dient u enkel nog de reservatie te activeren zodat de studenten hun keuzes kunnen doorgeven.

  1. Selecteer het tandwiel icoon in de kolom "Beheren" van uw reservatieprocedure (op de startpagina van de module).
  2. Klik op de link "Activeer deze procedure".

Resultaat: Minerva meldt dat de reservatieprocedure nu actief is (beschikbaar voor de studenten) en gaat terug naar de startpagina van de module. Als u wilt weten hoe de studenten de reservatieprocedure uitvoeren, dan klikt u bovenaan de pagina op de link "Weergeven als standaardgebruiker".

Stap 5: Ken reservatie-items toe aan studenten

Zodra alle studenten de reservatieprocedure hebben doorlopen, en/of de periode voor de reservatie verstreken is, kan de lesgever de reservatie-items aan de studenten toekennen (tenzij dit automatisch zou gebeuren zoals bepaald in stap 2).

  1. Klik op de naam van de reservatieprocedure op de startpagina van de module.
  2. Klik op de link "Beheren" onder "Algemene Acties".
  3. Klik op de link "Deactiveer deze procedure".
  4. Ga terug naar de startpagina van de module.
  5. Klik op de naam van de reservatieprocedure.
    Resultaat: Het volgende scherm opent. Nu is de link "Beheer de toekenningen" wel aanklikbaar.
  6. Klik op de link "Beheer de toekenningen" om:
    • de toekenning van een reservatie-item aan een student goed te keuren in de kolom "Acties" (of deze toekenningen erna ongedaan te maken).
    • een reservatie-item zelf toe te kennen aan een bepaalde student via het blauwe + icoon in de eerste kolom
    • alle keuzes en toekenningen voor een specifieke student binnen de reservatieprocedure te verwijderen via het rode vuilbak icoon in de kolom "Naam"
    • een overzicht van alle studenten en de status van hun reservering te genereren
    • alle reservatie-items automatisch toe te kennen (random toekenning op basis van prioriteit)
    • alle toekenningen ongedaan te maken

Vraag 1: Waarvoor dient het vakje om tijdsblokken te activeren bij het toevoegen van een reservatietype?

Deze optie vinkt u aan wanneer het reserveerbare item een tijdsblok is, bijvoorbeeld in het kader van feedbacksessies, monitoraatsessies, ... Dit wordt uitgelegd in onderstaande videohandleiding.

Vraag 2: Hoe kan ik een reservatietype verwijderen?

  1. Klik op de link "Reservatietypes beheren" op de startpagina van de module.
  2. Klik op het rode vuilbak icoon in de kolom "Verwijderen" van het reservatietype dat u wilt verwijderen.

Als dit icoon niet aanwezig is, dan wordt dit reservatietype nog gebruikt in één of meerdere reservatieprocedures. In dat geval dient u eerst deze reservatieprocedure(s) te verwijderen op de startpagina van de module.

Vraag 3: Waarom zou ik een reservatieprocedure exporteren en importeren?

Hoofdzakelijk om 2 redenen:

  • omdat u de module Reservaties niet kunt overzetten naar het volgende academiejaar via de optie "cursusinhoud kopiëren"
  • om te vermijden dat u alle reserveerbare items één voor één zou moeten ingeven in de module (zie stap 3.3) terwijl u al zou beschikken over een Excel overzicht van deze items (bv. boekenlijst").

Om stap 3.3 te omzeilen, handelt u als volgt:

  1. Selecteer het diskette icoon in de kolom "Acties" van uw reservatieprocedure(s) (op de startpagina van de module).
  2. Open het zip bestand (bevat 4 csv bestanden).
  3. Kopieer de inhoud van uw Excel overzicht naar de overeenkomende velden van het bestand "suggestion.csv".
  4. Zip alle 4 csv bestanden (waarvan dus alleen suggestion.csv is gewijzigd).
  5. Importeer het zip bestand in de module reservaties via de link "Reservatieprocedure importeren".
     

Vraag 4: Wanneer gebruik ik meerdere onderverdelingen in een reservatieprocedure?

Onderverdelingen in de reservatie zijn maar in bepaalde specifieke gevallen nuttig/wenselijk.

Laten we veronderstellen dat:

  • een lesgever beschikt over een aantal Franse en Engelse boeken
  • elke student 3 boekbesprekingen moet maken
  • elke student 5 keuzes moet doorgeven.

Voorbeeld 1: Als elke student boekbesprekingen moet schrijven over 3 boeken uit dezelfde taal, dan:

  • moet de lesgever:
    • een onderverdeling maken tussen "Franse boeken" en "Engelse boeken"
    • de optie "De student geeft zijn voorkeur op in één en slechts één onderverdeling" kiezen
  • kan de student alleen 5 Franstalige boeken doorgeven, of 5 Engelstalige boeken doorgeven (maar geen mix van beide).

Voorbeeld 2: Als elke student boekbesprekingen moet schrijven over 2 Engelstalige en 1 Franstalig boek, dan:

  • moet de lesgever:
    • een onderverdeling maken tussen "Franse boeken" en "Engelse boeken"
    • de optie "De student geeft zijn voorkeur op in iedere onderverdeling" kiezen
  • kan de student in totaal 5 boeken doorgeven bestaande uit een mix van Franstalige en Engelstalige boeken.

Voorbeeld 3: Als elke student gewoon 3 boekbesprekingen moet schrijven uit het volledige aanbod Franstalige en Engelstalige boeken, dan moet de lesgever géén onderverdeling maken (want de keuze tussen beide onderverdelingen is niet relevant).