Stap 3: Laat de ingevulde examenformulieren digitaliseren

Printvriendelijke pagina

1. Voor het examen

Vergeet niet om op voorhand voldoende MCE-examenformulieren aan te vragen. Andere formulieren zijn namelijk niet toegelaten!
 

2. Tijdens het examen

Controleer op het examen zelf altijd meteen of de student zijn/haar studentennummer (en eventueel permutatiecode) correct ingevuld heeft op het examenformulier.
 

3. Na het examen

  1. De lesgever drukt het MCE-infoblad af vanuit het overzicht in 'Mijn taken':


     
  2. De lesgever bezorgt de ingevulde antwoordformulieren met het afgedrukte en ingevulde MCE-infoblad in een envelop of afsluitbare doos aan een MCE-verantwoordelijke bij DICT.
    • Tijdens examenperiodes kan u de MCE-verantwoordelijke vinden in lokaal 18 (gelijkvloers gebouw S9, Campus Sterre)op werkdagen van 9u tot 12u en 13u tot 16u30: in de meeste gevallen kan u dan direct laten inlezen en de formulieren opnieuw meenemen. Op de andere momenten kan u terecht op de ServiceDesk van DICT (gelijkvloers gebouw S9,Campus Sterre) waar ook een pakjesautomaat beschikbaar is wanneer niemand aanwezig is.
    • Buiten examenperiodes maakt u eerst een afspraak met de MCE-helpdesk (mce@ugent.be of 09 264 8594)
  3. De MCE-verantwoordelijke:
    • staat in voor het digitaliseren van de ingevulde examenformulieren. Tijdens het digitaliseringsproces worden examenformulieren onder meer gecontroleerd op:
      • optische leesfouten, bv. een examenformulier met mogelijks meerdere antwoorden op een vraag met maar één juist antwoord
      • de vermelding van een studentennummer
      • de vermelding van een mogelijks fout ingegeven studentennummer
      • de vermelding van een uniek studentennummer (soms komt een studentennummer op meerdere formulieren voor omdat de student een nieuw examenformulier vroeg maar het oude niet werd verscheurd)
      • de vermelding van een permutatiecode
      • ...
  4.  Er wordt na het scannen automatisch een mail verstuurd naar alle contactpersonen van het examen (die op het MCE-infoblad vermeld staan) wanneer de examenformulieren van het examen met de betreffende examencode beschikbaar zijn in het Curios-auteursgedeelte voor verdere bewerking. Deze e-mail vermeldt ook de volgnummers van alle examenformulieren die bij het digitaliseringsproces problemen opleverden en dus controle vragen van de lesgever.
  5. De lesgever haalt zo snel mogelijk de ingevulde antwoordformulieren opnieuw af bij de MCE-verantwoordelijke. In de praktijk wordt het examen bijna altijd binnen de 15 minuten gedigitaliseerd. Het kan dus bijna altijd direct weer worden meegenomen. Indien er toch niet kan gewacht worden is het later afhalen strikt noodzakelijk omdat:
    • u volgens het OER verplicht bent om schriftelijke examens minimaal tot 1 jaar na het einde van het betrokken academiejaar te bewaren
    • we slechts een beperkte veilige opslagruimte hebben
    • de formulieren om veiligheidsredenen niet per post worden teruggestuurd.